Vor der Beauftragung
Lieferant, Bestellreferenz, Spezifikation, Version, Menge und Zweck erfassen. Musterkosten, Zahlungsbeleg und Verpackungsvereinbarung zusammen aufbewahren. Für den Vergleich mit späterer Produktion Übereinstimmungskriterien und Prüfungen festlegen. Der Empfang eines Musters beweist nicht, dass jedes Stück einer späteren Charge identisch ist.
Praktische Einzelheiten klären
Den tatsächlichen Artikel statt nur „Muster“ oder „Teile“ beschreiben. Name, Material, Funktion und Modell sowie Menge, Wertangaben und Währung nennen. Musterbestellung und Zollbewertung sind getrennte Fragen. Passende Bewertung und Rechnung für Ziel und Dienst bestätigen; ohne Verkauf keinen unbegründeten Nullwert erfinden.
Vor dem Versand
Empfänger, Verpackung, Endmaße und Transportumfang vor Versand abstimmen. Regulierte Merkmale und benötigte Nachweise nennen. Freigegebene Spezifikation, Rechnungsversion, Paketreferenz und Fotos verknüpfen. Bei Empfang Zustand und vereinbarte Prüfergebnisse getrennt von Lieferantenvermutungen dokumentieren. Zahlungsschutz, Tests und Annahme jeweils gesondert bestätigen.