Vérifié le 5 octobre 2026
Fournir au responsable du contrôle une spécification approuvée
Le dossier d’instructions que nous proposons identifie la commande, le fournisseur, le lot, les variantes du produit et la version de la spécification. Incluez les contrôles importants pour l’achat : modèle, quantité, accessoires, dimensions, emballage et tout essai convenu séparément. Indiquez qui approuve les critères et qui fournit les échantillons de référence ou les informations techniques. Une photographie commerciale ou la description du fournisseur ne constitue pas une instruction d’inspection complète. Demandez au prestataire désigné quels contrôles il peut effectuer et lesquels nécessitent un autre spécialiste.
Consigner ce qui a été inspecté et ce qui ne l’a pas été
QIMA décrit une inspection avant expédition reposant sur l’échantillonnage ; SGS mentionne des contrôles de qualité, de quantité et d’emballage pour son service d’inspection finale. Dans la fiche de périmètre que nous suggérons, conservez la méthode prévue et les critères d’acceptation à côté de l’étendue réelle des contrôles. Consignez les variantes, cartons ou unités vérifiés, les essais réalisés et les éléments inaccessibles ou exclus. Un examen de l’état visible ne permet pas d’établir l’authenticité ni les performances fonctionnelles. Un échantillon observé apporte des éléments sur ce qui a été examiné, mais ne prouve pas que chaque unité a été examinée.
Lire les constats avant d’approuver la libération
Vérifiez que le rapport correspond à la commande et à la date de l’inspection. Examinez les constats, les photographies justificatives, les résultats mesurés et les limites indiquées, au lieu de vous fier uniquement à une mention de réussite ou d’échec. Demandez des précisions lorsqu’une quantité, un modèle ou une variante indiqués diffèrent du document approuvé. Le registre de décisions que nous proposons distingue les constats acceptés, les éléments nécessitant une correction et les questions encore ouvertes. Désignez la personne habilitée par l’acheteur à prendre la décision et consignez si les marchandises peuvent partir, doivent être reprises ou attendent un examen complémentaire.
Clore les actions correctives au moyen d’un enregistrement clair
Si le fournisseur modifie les marchandises ou l’emballage après l’inspection, identifiez le lot concerné et les observations antérieures qui ne le décrivent plus. Demandez au prestataire désigné ou au responsable de la décision si un autre examen est nécessaire et quels éléments permettraient de clore chaque constat. Distinguez clairement les mises à jour du fournisseur d’un nouveau rapport d’inspection. Consignez l’approbation finale et ses conditions, puis rapprochez les références des colis autorisés des documents d’expédition. Ne promettez pas qu’un rapport d’inspection garantit la conformité du produit, la qualité de chaque unité ou l’issue d’une réclamation.
Liste de contrôle
- La commande, les variantes et la version approuvée de la spécification sont identifiées.
- La méthode, les critères d’acceptation, l’étendue réelle des contrôles et les exclusions sont consignés.
- Chaque constat et chaque action corrective disposent d’un responsable et d’une référence justificative.
- La décision de libération prise par la personne habilitée correspond au lot final et au relevé d’emballage.
Exemple de planification
Exemple fictif : 100 cartons correspondent au nombre extérieur attendu, mais seules des unités sélectionnées ont été ouvertes pour l’examen visuel convenu. Ce comptage ne confirme ni la répartition des variantes dans chaque carton ni un essai fonctionnel qui n’a pas été réalisé. Consignez l’étendue des contrôles et l’exigence non résolue, puis obtenez la décision de libération de l’acheteur au lieu de présenter le comptage comme une vérification complète du produit.
Télécharger la feuille de planification en anglaisRéférences et périmètre
Un processus de préparation et d’examen, et non une certification d’inspection ou une promesse d’essais de Jeton. QIMA et SGS décrivent leurs propres services. Le périmètre et le rapport du prestataire choisi, les exigences d’achat approuvées et la décision de l’acheteur régissent l’examen réel ; aucune taille d’échantillon ni aucun seuil d’acceptation universels ne sont fournis.
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