Présentation du produit
Décrivez les marchandises, les quantités et l’usage prévu. Signalez dès le départ les batteries, liquides, articles fragiles ou hors gabarit.
Préparer la marchandise
Prêt avant l’envoi.
Des informations claires font la différence.
Utilisez ces points pour discuter directement de votre expédition avec l’équipe Jeton Express.
Données du fret, de l’emballage et de la remise.
Confirmez l’adresse et la référence de réception avant l’envoi.
Marchandises emballées
Indiquez la référence de chaque colis, le nombre de colis, les dimensions extérieures et le poids brut. Incluez les palettes et les protections.
Remise par le fournisseur
Fournissez les contacts des fournisseurs, les références de commande, les arrivées prévues et la date de disponibilité des marchandises.
Instructions de manutention
Convenez des contrôles visuels, des photos, du groupage, du réemballage, du stockage et des sorties complètes ou partielles.
Informations de destination
Transmettez l’adresse de réception, le contact, les conditions d’accès et les délais de livraison souhaités.
Documents
Préparez la facture commerciale et la liste de colisage. Confirmez les documents propres au produit ou à l’itinéraire et les personnes chargées de les fournir.
Contrôle documentaire
Rapprochez les dossiers avant la prochaine remise
Comparez les mêmes données d’expédition dans commandes, colis, documents et consignes. Convenez de qui résout chaque différence et de l’action qui reste en attente.
Parties et responsabilités
- Comparer ces dossiers
- Comparez vendeur, acheteur, expéditeur, destinataire et contacts de réception dans commande, facture et consignes d’expédition ; leurs rôles peuvent différer.
- Convenir de qui confirme
- Client et fournisseur identifient chaque rôle ; convenez de qui confirme les responsabilités à destination et peut autoriser manutention ou sortie.
- Laisser l’action concernée en attente
- Laissez le document ou la consigne concernés en attente si un nom, un rôle ou un contact autorisé reste à confirmer.
Marchandises réelles et quantités de produits
- Comparer ces dossiers
- Comparez modèle, description, quantités et unités avec commande convenue et facture. Quantité de produits et nombre de colis décrivent des faits distincts.
- Convenir de qui confirme
- Convenez de qui vérifie spécification du fournisseur, données de facture et contrôle de contenu demandé ; consignez les limites de ce contrôle.
- Laisser l’action concernée en attente
- Identifiez produits ou colis concernés ; laissez descriptions, quantités ou substitutions modifiées en attente jusqu’à confirmation par leur responsable désigné.
Références de colis et reconditionnement
- Comparer ces dossiers
- Reliez colis du fournisseur, références de réception, colis finaux et contenu. Conservez les correspondances anciennes et nouvelles après regroupement, séparation ou réétiquetage.
- Convenir de qui confirme
- Convenez de qui consigne réception et modifications d’emballage et de qui approuve la liste finale des colis pour cette sortie.
- Laisser l’action concernée en attente
- Gardez identifiables les colis sans correspondance ; résolvez leur identité avant inclusion dans une expédition groupée ou liste de sortie.
Mesures emballées, unités et devise
- Comparer ces dossiers
- Comparez dimensions extérieures finales et poids bruts avec liste de colisage et devis ; vérifiez séparément informations de valeur et devise.
- Convenir de qui confirme
- Convenez de qui mesure les colis finis et vérifie les unités ; confirmez avec le fournisseur du document qui vérifie valeur et devise déclarées.
- Laisser l’action concernée en attente
- Indiquez les estimations comme provisoires. Réexaminez frais ou documents concernés si emballage, mesures, unités ou devise changent.
Point de remise et périmètre convenu
- Comparer ces dossiers
- Comparez origine, point final du transport, adresse finale, restrictions de réception et prestations demandées dans devis et consignes de remise.
- Convenir de qui confirme
- Client et contact de réception confirment le point demandé ; convenez de qui confirme accès, déchargement et chaque étape incluse ou demandée séparément.
- Laisser l’action concernée en attente
- Laissez collecte ou livraison concernées en attente si adresse, accès ou point final du service restent à confirmer.
Version actuelle datée
- Comparer ces dossiers
- Comparez référence d’expédition, date ou version du document, statut d’approbation et dernière consigne de modification. Un brouillon récent peut différer du dossier approuvé.
- Convenir de qui confirme
- Convenez d’un responsable du dossier et d’un approbateur autorisé ; confirmez la version à utiliser par chaque fournisseur, intervenant et contact de réception.
- Laisser l’action concernée en attente
- Conservez version précédente et motif du changement. Remplacez les consignes concernées après confirmation de la version révisée et de ses conséquences.
Réception et sortie
Distinguez quatre états des colis
Utilisez les références des colis et les dates réelles des événements. Convenez de qui tient le dossier et séparez faits observés et décisions en attente.
Attendu, non reçu
Indiquez référence attendue et source de l’estimation d’arrivée. Ce n’est pas un stock reçu ; identifiez qui suit l’arrivée manquante.
Reçu, examen en attente
Consignez références, nombre et état visible réels. La réception seule ne confirme ni acceptation du contenu, ni contrôles achevés, ni autorisation de sortie.
Retenu, non sorti
Nommez colis physiquement retenus, motif, responsable de la décision et conditions de sortie. Excluez-les de tout lot approuvé qui ne les comprend pas.
Lot identifié effectivement remis
Consignez seulement les colis effectivement remis selon la liste approuvée, avec date, réceptionnaire et référence. Une sortie partielle exclut les autres colis.
Une modification exige une consigne révisée
Nommez les colis concernés, le dossier précédent et la décision demandée. Confirmez la prochaine action sans supposer que la modification est acceptée.
Marchandises ou emballage modifiés avant expédition
Identifiez articles et colis modifiés, conservez la version précédente et obtenez les nouvelles mesures. Vérifiez facture, liste de colisage, devis et liste de sortie ; convenez de la consigne révisée avant travaux ou expédition concernés.
Un écart est constaté après remise
Consignez heure, lieu, référence du colis, faits attendus et observés, photos et référence de remise. Identifiez les colis concernés ; convenez de leur prochaine consigne et du contact responsable, en définissant séparément toute sortie non affectée.
Destination ou conditions de réception modifiées
Obtenez adresse, accès et déchargement confirmés par le réceptionnaire. Identifiez les consignes de collecte ou livraison déjà émises ; réexaminez périmètre et frais modifiés, puis confirmez réceptionnaire, approbation et remise révisés.
Registre des remises et sorties
CSV vierge pour rapprocher colis attendus, reçus, retenus et remis, références des consignes et responsable de la prochaine décision.
Registre des remises et sorties CSVRegistre d’approbation des modifications
CSV vierge pour relier dossier précédent, données modifiées, colis concernés, périmètre et frais révisés, approbation et prochaine consigne.
Registre d’approbation des modifications CSVFiches de préparation vierges : un événement d’un colis par ligne du registre. Convenez du responsable du dossier ; réception, sortie autorisée par le responsable, acceptation du transporteur et décisions douanières restent distinctes. Conservez les correspondances après reconditionnement. Les lignes d’événements ne calculent pas automatiquement le stock ; rapprochez séparément les colis finaux.
Préparez les informations
Reliez emballage et documents
Protégez le contenu
Adaptez la protection à la matière et aux zones fragiles. Séparez les articles, limitez leurs mouvements et évaluez les emballages intérieur et extérieur. Une étiquette « fragile » ne remplace pas la protection.
Associez chaque carton à son contenu
Conservez une référence par carton, les quantités, les mesures emballées et les photos. Avec plusieurs fournisseurs, convenez de l’identification et du regroupement avant consolidation.
Vérifiez la lisibilité des documents
Vérifiez que les étiquettes et factures sont lisibles et cohérentes avec les marchandises. Précisez les produits, quantités, valeurs et devises ; confirmez les exigences de la route.
Modèles d’expédition
Préparez les informations une seule fois.
Téléchargez un modèle vierge, renseignez les informations disponibles, puis envoyez-le à notre équipe par WhatsApp ou Telegram. Indiquez les informations à confirmer.
Liste de colisage
Indiquez chaque colis séparément. Utilisez les dimensions extérieures emballées en centimètres et le poids brut en kilogrammes. Répétez la référence pour plusieurs produits dans un colis ; indiquez ses mesures une seule fois.
Télécharger la liste de colisage · CSVDemande de devis
Décrivez le trajet, les marchandises, la date de disponibilité et le point de livraison. Ajoutez les opérations et les frais à inclure dans le devis.
Télécharger la demande de devis · TXTCes modèles servent à préparer les informations. Confirmez les documents requis, la réception et le périmètre du service avec notre équipe avant l’expédition.
Exemple de préparation
Un objet fragile dans un carton intact
Situation
Le carton peut paraître intact alors que l’objet bouge à l’intérieur. Une photo extérieure ne montre pas la qualité du calage.
Que faire
- Décrivez surfaces fragiles, orientation et poids. Fournissez photos de l’objet et de l’emballage actuel.
- Définissez les travaux et leur approbation. Intégrez les effets d’une palette ou caisse sur poids, volume et manutention.
- Après intervention, relevez nombre de colis, dimensions extérieures et poids bruts. Reliez photos et références.
À vérifier ensuite
La libération doit identifier colis terminés et travaux approuvés. Les photos documentent le visible sans garantir l’état des éléments cachés.
Exemple illustratif : quantités fictives, sans référence à un client ni à un devis.
Avant d’expédier un colis : mesures, adresse et documents
Envoyer un échantillon fournisseur : clarifier commande et documents
Dommages ou colis manquants : que documenter ?
Expédier un produit avec batterie : préparer la vérification avant l’achat
Caisses et palettes en bois : vérifier avant l’exportation
Préparez les dossiers produits et colis
Consultez les guides existants pour vérifier les descriptions et identifier chaque colis terminé.
Votre prochaine expédition
Commencez par un échange.
Dites-nous ce que vous expédiez et où les marchandises doivent être acheminées. Notre équipe vous aidera à définir les prochaines étapes.